זהו השלב החשוב ביותר בתכנון האירוע כולו. לילד שלכם ציפיות משלו ולכם לא רק ציפיות שיכולות להיות שונות משלו לגבי האירוע ומהלכו אלא גם אתם אלה היחידים אשר מודעים למגבלות התקציב שלכם. שבו עם הילד שלכם, ספרו לו על הקשיים שעלולים לצוץ בדרך, תכננו את מספר המוזמנים הצפוי ושתפו אותו לגבי המגבלות הכספיות שלכם.

רעיון נפלא שבהחלט ניתן ליישום הוא לכתוב מדריך להורי חתן בר המצווה וגם לבעל השמחה עצמו מבחינת מטלות שיש לבצע וסידורים שיש לדאוג להם עם הזמן עד לאירוע עצמו.

לאחר שכבר תיאמתם ציפיות עם בעל השימחה עליכם לחשוב איזה אופי אתם רוצים להקנות לאירוע. אם מועד האירוע הוא בחורף תוכלו להתעניין באולמות אירועים סגורים ולעומת זאת, אם המועד הוא בקיץ ניתן לסגור על גן אירועים, אולם אירועים או אפילו חגיגה במועדון לילה. בכל תלוי בשאיפות שלכם ובציפיות שתיאמתם עם בעל השימחה. דעו לכם שאופציית החגיגה במועדון לילה עם בני משפחה קרובים וחבריו של בעל השימחה הינה אטרקציה שצוברת תאוצה כיום במיוחד שהיא נחשבת כהפקה זולה יותר לעומת גן או אולם אירועים.

לעומת מה שהיה מקובל עד כה, הזמנות לאירועי בר מצווה הן כבר מזמן לא עניין של מעטפה ובתוכה נייר דפוס זול. כיום ההורים צריכים להיות מודעים לכך שרק הזמנה יפה ומושקעת תביא להגעה מקסימלית של מוזמנים לאירוע. החליטו על העיצוב הכללי של ההזמנות ופנו לנותני שירות באינטרנט או בתי דפוס.

לא רק ילדכם צריך להיות לבוש “טיפ-טופ” בחגיגת בר המצווה שלו אלא גם אתם. זכרו כי תכנון האירוע מתחיל זמן רב טרם מועדו ולכן אל תמהרו להחליט על סגנון לבוש מהר מדי. זכרו כי כיום לא חייבים לרכוש בגדים לאירועים אלא גם ניתן להשכיר. זוכרים שהכנתם מדריך להורי חתן בר המצווה והבאתם עותק לבעל השימחה? רשמו שם את המועד האחרון לקנייה/השכרה של בגדים לאירוע.

אנשי המקצוע החיוניים ביותר לאירוע הם הצלמים והתקליטן אך מעבר לכך יש לדאוג לאטרקציות נוספות לחברי ילדעכם כמו משחקי וידאו, שולחנות משחקים, מסיבת קצף, מתופפים, קריוקי, קריקטוריסטים, רקדניות ועוד. השמיים הם הגבול רק צריך לחפש במקום הנכון, להיות יצרתיים, לחושב מחוץ לקופסא ולהפתיע באירוע שכולם ידברו עליו.