לפני שנפתח בדברים, חשוב לנו לציין כי הכוונה ב”ארועים קטנים”, היא בסך הכול לאירועים הכוללים מספר קטן יחסית של מוזמנים. אין בכך כדי להפחית מגודל המעמד ולמעשה ישנם שיגידו כי דווקא האירועים הקטנים, הם האירועים המרגשים והגדולים באמת ואלו שזיכרונם נצרב בצורה החזקה ביותר. אם אתם מעוניינים לתכנן אירוע קטן בקרוב ותהיה זו חתונה אינטימית, יום הולדת בחברת בני המשפחה או כל אירוע אחר, הגעתם למקום הנכון. במאמר שלפניכם נספק לכם ארבעה טיפים שיסייעו לכם להפיק את האירוע המושלם.
טיפ מספר 1 – “לא נעים מת מזמן”
אחד האתגרים הגלומים בתכנון של אירוע קטן, נוגע לרשימת המוזמנים או ליתר דיוק, לרשימת ה”לא מוזמנים”. העניינים נהיים מורכבים יותר ככול שהמשפחה או מעגל החברים גדולים יותר וככול שהאירוע “נחשב” יותר. כך לדוגמה תכנון של חתונה בת 40 מוזמנים במשפחה שבה לכלה ולחתן יש בממוצע חמישה דודים כ”א, עשוי בהחלט לגרור לא מעט ריבים משפחתיים. אי לכך, כאשר יוצאים לדרך, חשוב לקחת החלטה אמיצה ולהבהיר לכל המתקשים כי זוהי הבחירה שלכם, שיהיה גם מקום לאירועים גדולים בהמשך ושכרגע אתם מעוניינים שיכבדו את הרצונות שלכם.
טיפ מספר 2 – בחירה נכונה של ספקי שירות
הואיל ורוב האירועים המתקיימים בארצנו, שבהם נעזרים בספקי שירות חיצוניים כמו חברות קייטרינג למשל, הם אירועים גדולים יחסית, הרי שרוב נותני השירות מתמחים בתפעול והפקה של אירועים גדולים. מן הסתם הפקה של אירועים קטנים שונה באופן מהותי מהפקה של אירועים גדולים וחשוב לתת על כך את הדעת. אי לכך, כאשר באים לתכנן אירוע קטן, מומלץ לתת עדיפות לנותני שירות העוסקים בעיקר בהפקה ותפעול של אירועים קטנים או בהפקה של אירועים קטנים באופן בלעדי. כך תהיו בטוחים שלא יספקו לכם שירות “על הדרך”.
טיפ מספר 3 – סוגרים פינה עם מסעדה לארועים קטנים
אחד היתרונות של אירועים קטנים, בא לידי ביטוי בכך שניתן לערוך אותם במסעדות וכך לקבל את כל השירותים הדרושים לאירוע המושלם במקום אחד. אך כיוון שלא כל מסעדה ערוכה להפקה של אירועים קטנים, חשוב לברר זאת מספיק זמן לפני האירוע. במיוחד חשוב לברר האם יש במקום ציוד מולטימדיה שבעזרתו תוכלו להקרין מצגות או לשיר שירים, האם זו מסעדה לארועים עם חדר פרטי המופרד מהחללים האחרים במקום, האם תוכלו לקבל שירות מצוות שישרת אך ורק את המוזמנים שלכם ועוד. שימו לב – לא כל המסעדות מתאימות להפקה של אירועים קטנים וגם אם ישנה אחת שאתם מחבבים במיוחד, אל לכם להתעקש לקיים בה את האירוע, אם אינה ערוכה לכך.
טיפ מספר 4 – התאמת החלל למספר המוזמנים
עליכם לשאוף ולכוון לכך שהחלל שבו יתקיים האירוע שלכם, יהיה מצד אחד מרווח מספיק בשביל להכיל את כל המוזמנים בנוחות מרבית, אך לא גדול מדי, כדי שלא תיווצר תחושה של דלילות או ריקנות. בהקשר זה נציין לסיום כי כאשר מפיקים אירועים קטנים, חשוב במיוחד לוודא שכל המוזמנים, אכן מתכוונים להגיע לאירוע.
